Mi a folyamatábra és a folyamatábra elkészítésének legegyszerűbb módja

Manapság a vizualizáció egyre fontosabbá válik. A folyamatábra például az egyik olyan vizuális diagram, amelyet széles körben használnak egy folyamat lépéseinek egymás utáni sorrendben történő leírására. Népszerűvé válik, mivel a folyamatábra megkönnyíti a felhasználók számára annak kommunikálását, hogyan tervezik megvalósítani az üzleti követelményeket egy új folyamathoz. Ezért ez az útmutató megosztja a vizuális diagrammal kapcsolatos információkat, beleértve annak módját is készítsünk folyamatábrát mint a szakemberek.

• 1. rész: Mi az a folyamatábra
• 2. rész: Hogyan készítsünk folyamatábrát online
• 3. rész: Folyamatábra készítése MS Excelben
• 4. rész: GYIK a folyamatábra készítésével kapcsolatban

1. rész: Mi az a folyamatábra

Amint azt korábban említettük, a folyamatábra egy vizuális diagram, amely egy folyamat vagy munkafolyamat lépéseit, sorrendjét és döntéseit szemlélteti. Röviden, a folyamatábra egy folyamattérkép egy formája, amelyet több területen használnak a folyamatok tervezésére, megjelenítésére és javítására.

A folyamatábrát először Frank és Lillian Gilbreth ipari mérnökök vezették be 1921-ben, és eleinte Process Flow Charts-nak hívták. Azóta szabványosították a folyamatok optimalizálása érdekében az iparágakban.

A folyamatábra különböző szimbólumokat tartalmaz. A leggyakoribb szimbólum a téglalap, amely egy folyamatot, műveletet vagy feladatot jelöl. Egy másik alapszimbólum a gyémánt, ami döntést jelent. További szimbólumok:

1. Terminál/Terminátor. A lekerekített téglalap azt jelzi, hogy hol kezdődik vagy végződik a folyamat.

2. Adatok. A paralelogramma egy folyamat bemeneteire és kimeneteire vonatkozik.

3. Dokumentum. A hullámszerű alappal rendelkező téglalap egy dokumentum vagy jelentés leírására szolgál.

4. Közvetlen adatok. A hengeres objektum közvetlenül elérhető információkat képvisel.

5. Belső tárhely. Ez az objektum a memóriában tárolt információk illusztrálására szolgál.

6. Szekvenciális hozzáférés. Az objektum úgy néz ki, mint egy tekercs szalag, amely sorozatban tárolt információkat reprezentál.

7. Kézi bevitel. Ez az objektum egy olyan műveletet jelöl, amelyben a felhasználónak manuálisan kell megadnia az információkat.

8. Előre meghatározott folyamat. Ez az objektum azt jelenti, hogy az előre meghatározott folyamat folyamatábráját már meg kell rajzolni.

Folyamatábra típusai

Ötféle üzleti folyamatábra létezik:

1. Döntési folyamatábra a döntés indoklásához szükséges lépések magyarázatához.

2. A logikai folyamatábra a kiskapuk, szűk keresztmetszetek vagy korlátok feltárására utal a folyamatban.

3. A rendszer folyamatábrája arra szolgál, hogy leírja, hogyan folyik az adatfolyam egy folyamatban.

4. A termék folyamatábra a termék létrehozásának folyamatát mutatja be.

5. A folyamat folyamatábra azt mutatja, hogy egy folyamat hogyan ér el egy bizonyos eredményt.

2. rész: Hogyan készítsünk folyamatábrát online

Kezdők számára a folyamatábra létrehozásának legegyszerűbb módja az online elme térkép eszköz, mint például a MindOnMap. Ez egy ingyenes folyamatábra készítő online. Miután rendelkezik fiókkal, szoftver telepítése nélkül konvertálhatja a folyamatot megjelenített diagrammá. Ennél is fontosabb, hogy megkönnyíti a folyamatábra megosztását.

1 lépés Keresse fel a https://www.mindonmap.com/ oldalt böngészőjében. Kattints a Készítse el gondolattérképét gombra, és jelentkezzen be fiókjába.

2 lépés Kattintson az Újszerű fület a bal oldalsávon, és válasszon sablont a folyamatábra elkészítéséhez.

3 lépés Ezután megjelenik a főoldal. Itt csomópontokat adhat hozzá, igény szerint módosíthatja a sablont, módosíthatja az egyes csomópontok alakját stb.

4 lépés Ha befejezte a folyamatábra létrehozását, kattintson a Megosztás gombot a jobb felső sarokban, és ossza meg a folyamatábrát a gomb megnyomásával Másolja a hivatkozást és a jelszót gomb. Vagy kattintson a gombra Export gombbal töltheti le a folyamatábrát képként, PDF-ként vagy dokumentumként.

Jegyzet: Nem számít, hogy megosztja vagy letölti az elkészített folyamatábrát, azt a fiókjában is elmenti. Ez azt jelenti, hogy a folyamatábrát bármikor online módosíthatja és szerkesztheti. Ezenkívül felhasználhatja a fogalomtérkép.

3. rész: Folyamatábra készítése MS Excelben

Az MS Excel az Office programcsomag része. Több száz funkcióval rendelkezik, és felgyorsíthatja a folyamatábrák elkészítését. Ha már van MS Excel az asztalán, kövesse az alábbi lépéseket a gyors megtételéhez.

1 lépés Nyissa meg az Excelt, és hozzon létre egy új fájlt a folyamatábra létrehozásához. 

2 lépés Menj a betétlap lapon kattintson a Ábra gombot, nyissa meg a Alakzatok ablaktáblát, és keresse meg a Folyamatábra szakasz. Válasszon egy alakzatot, és adja hozzá a folyamatábrához. Ismételje meg az eljárást további alakzatok hozzáadásához.

3 lépés Nyomja meg a Ctrl + A gombot az összes alakzat kiválasztásához. Ezután húzza és bontsa ki őket, amíg elég nagyok nem lesznek.

4 lépés Kattintson duplán az egyik alakzatra a kurzor megjelenítéséhez, és adja hozzá a címkét. Tegye ugyanezt a folyamatábra többi alakzatával is.

5 lépés Ezután kattintson az egyik alakzatra, és menjen a Alak formátuma fület a felső menüsorban, és módosítsa az egyes alakzatok háttérszínét a gombbal Alak kitöltése funkció. A szöveg színét a gombbal is beállíthatja Szöveg kitöltés opciót.

6 lépés Helyezzen minden formát a megfelelő pozícióba. Ezután menjen a betétlap fülre kattintva bontsa ki a Alakzatok funkciót, és válassza ki a nyíl ikon a Lines szakasz. Rajzolja meg az alakzatok közötti kapcsolatot!

7 lépés Végül adjon hozzá egy címet a létrehozott folyamatábrához, és mentse el.

4. rész: GYIK a folyamatábra készítésével kapcsolatban